新入社員のビジネスマナー講座7つの掟とは?正しいメールの書き方編

さぁ、４月から会社勤めをする新入社員さんも多いですが、

ビジネスマンになると色々と困る事、悩む事も増えるでしょう。

 

今回はビジネスマナー「メールの書き方」を勉強ましょう。

 

新入社員だから…と許してくれる事もあるでしょうが、

キッチリできれば「お、こいつしっかりしてるな」と思われ、

あなたの株が上がること間違いなし！

 

その1　メールを送る時間帯

電話と違いメールだからいつでも気にせず出せると思いがちですが、

友達に送るのではないので注意が必要です。

 

基本、ビジネス関係のメールは就業前に送るようにしましょう。

 

それ以外の時間に送ると、

時間外に働いていると思われてしまう事もあるからです。

 

そして会社用の携帯電話を持っている人も多く、

仕事が終わると転送機能を使う人もいらっしゃいます。

 

そうなると迷惑になりかねませんので、

ビジネスメールはお互い仕事をしている時間帯がいいでしょう。

 

どうしても深夜、就業時間外にメールをしなければならない場合は

冒頭に「夜分遅くにすいません」「夜分遅く失礼いたします」 など、

一言添えるようにしましょうね。

 

少しの事ですが、これがあるのとないのとでは印象が違います。

 

その2　メール文章の長さについて

大事な事は出来るだけ電話がいいです

というのも話をするのと、文章とでは受け取り方が違ったりするからです。

もし、メールで凄く長くなりそうなら電話で伝えるのがベスト！

 

ちなみにメールの適切な行数は１０行～２０行と言われます。

 

まぁ、ゼッタイという決まりはありませんが、

相手が読みやすい行数で言うと１０～２０行くらいが適切です。

 

その反対に行数があまりにも短い場合は、

「確認のお返事だけで失礼いたします」など最後に付け加えると 印象がいいでしょう。

 

行数が多い場合は、 「長文になり申し訳ありません」

「長文失礼致しました」などを 付け加えるといいですね。

 

その3　メールは一往復半で終わらす！

これ、ビジネスメールだけではなく普段の友達、

知り合いのメールでも 言えることなのですが、

こちらからメールをする⇒相手から返事が来る

大概、ここでこちらは解決しています。

 

が、相手はきちんと伝わったのかな？と

不安になっているかもしれません。

 

ですから必ず自分からメールを出した場合は

こちらがメールを送る⇒相手から返事が来る⇒こちらのメールでしめる

このように一往復半を心がけましょうね！

 

これ、私も経験があり指摘されたことがあります…

 

きちんと言っている事が理解できたのか？ 納得したのか？

 

これが分からないから最後はお前でしめなさいと…

決まりというか、「マナー」ですよ。
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その4　メールの返信はすぐに！遅くても２４時間以内

メールの返信は早いに越したことはありません、

返信が早いと「仕事が早い」「仕事が出来る」などの

評価を得られビジネスマンとしての信頼度もアップ！

 

逆に返信が遅いと、相手に心配や不信感を与えてしまい信頼度ダウンです。

 

ですから、メールの返信は早いのに越した事はないですね。

 

その5　 件名は必ず入れる

メールを打つときあなたは件名を使っていますか？

件名に本文に何を書いているか分かるような件名にすると

相手も分かりやすいですし、すぐにメールを見てくれます。

 

相手の気持ちになって書くことが大事、

こう言った真心が大切になります。

 

その6　返事は受け取ったメールを引用しお返事を書く

 

メール内容を見ても意味を理解出来ず、疑問が出ることは多いです。

 

そんな時は相手の文章を「＞」を使い引用、

質問などをすると相手も自分がどんな文章を書いた分かります。

 

そうする事で話が分かりやすくなるので重要です、

相手はあなた以外、大勢の方とメールをしてるわけですから、

「この時なんて書いたっけ？」と読み返す時間を省けます。

 

その7　恥ずかしいメルアドはタブー

会社から社内携帯を渡されている人は問題ないでしょうが、

個人携帯でプライベート、ビジネスが一緒の人は要注意。

 

会社ではカッチリしてるのに

変なメアドだったらイメージダウンは必至です。

 

できればビジネス用に１つアドレスを取るほうがいいでしょう。

 

プライベートも仕事も一緒だと大事なメールを逃してしまう可能性も…

ですから、今は便利なフリーメールも沢山ありますので

ビジネス用のメールアドレスを取得しましょう。

 

メールの書き方講座まとめ

色々書きましたが理解できましたでしょうか？

 

上司に「メールもまともに打てないのか…」と思われないよう

しっかりとこの機会にチェックしておきましょうね。

 

新入社員は色々と慣れない事もあるでしょうが 頑張ってください！

私もあたなを応援しています！