新入社員のビジネスマナー講座7つの掟とは?正しいメールの書き方編
さぁ、4月から会社勤めをする新入社員さんも多いですが、
ビジネスマンになると色々と困る事、悩む事も増えるでしょう。
今回はビジネスマナー「メールの書き方」を勉強ましょう。
新入社員だから…と許してくれる事もあるでしょうが、
キッチリできれば「お、こいつしっかりしてるな」と思われ、
あなたの株が上がること間違いなし!
その1 メールを送る時間帯
電話と違いメールだからいつでも気にせず出せると思いがちですが、
友達に送るのではないので注意が必要です。
基本、ビジネス関係のメールは就業前に送るようにしましょう。
それ以外の時間に送ると、
時間外に働いていると思われてしまう事もあるからです。
そして会社用の携帯電話を持っている人も多く、
仕事が終わると転送機能を使う人もいらっしゃいます。
そうなると迷惑になりかねませんので、
ビジネスメールはお互い仕事をしている時間帯がいいでしょう。
どうしても深夜、就業時間外にメールをしなければならない場合は
冒頭に「夜分遅くにすいません」「夜分遅く失礼いたします」 など、
一言添えるようにしましょうね。
少しの事ですが、これがあるのとないのとでは印象が違います。
その2 メール文章の長さについて
大事な事は出来るだけ電話がいいです
というのも話をするのと、文章とでは受け取り方が違ったりするからです。
もし、メールで凄く長くなりそうなら電話で伝えるのがベスト!
ちなみにメールの適切な行数は10行~20行と言われます。
まぁ、ゼッタイという決まりはありませんが、
相手が読みやすい行数で言うと10~20行くらいが適切です。
その反対に行数があまりにも短い場合は、
「確認のお返事だけで失礼いたします」など最後に付け加えると 印象がいいでしょう。
行数が多い場合は、 「長文になり申し訳ありません」
「長文失礼致しました」などを 付け加えるといいですね。
その3 メールは一往復半で終わらす!
これ、ビジネスメールだけではなく普段の友達、
知り合いのメールでも 言えることなのですが、
こちらからメールをする⇒相手から返事が来る
大概、ここでこちらは解決しています。
が、相手はきちんと伝わったのかな?と
不安になっているかもしれません。
ですから必ず自分からメールを出した場合は
こちらがメールを送る⇒相手から返事が来る⇒こちらのメールでしめる
このように一往復半を心がけましょうね!
これ、私も経験があり指摘されたことがあります…
きちんと言っている事が理解できたのか? 納得したのか?
これが分からないから最後はお前でしめなさいと…
決まりというか、「マナー」ですよ。
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その4 メールの返信はすぐに!遅くても24時間以内
メールの返信は早いに越したことはありません、
返信が早いと「仕事が早い」「仕事が出来る」などの
評価を得られビジネスマンとしての信頼度もアップ!
逆に返信が遅いと、相手に心配や不信感を与えてしまい信頼度ダウンです。
ですから、メールの返信は早いのに越した事はないですね。
その5 件名は必ず入れる
メールを打つときあなたは件名を使っていますか?
件名に本文に何を書いているか分かるような件名にすると
相手も分かりやすいですし、すぐにメールを見てくれます。
相手の気持ちになって書くことが大事、
こう言った真心が大切になります。
その6 返事は受け取ったメールを引用しお返事を書く
メール内容を見ても意味を理解出来ず、疑問が出ることは多いです。
そんな時は相手の文章を「>」を使い引用、
質問などをすると相手も自分がどんな文章を書いた分かります。
そうする事で話が分かりやすくなるので重要です、
相手はあなた以外、大勢の方とメールをしてるわけですから、
「この時なんて書いたっけ?」と読み返す時間を省けます。
その7 恥ずかしいメルアドはタブー
会社から社内携帯を渡されている人は問題ないでしょうが、
個人携帯でプライベート、ビジネスが一緒の人は要注意。
会社ではカッチリしてるのに
変なメアドだったらイメージダウンは必至です。
できればビジネス用に1つアドレスを取るほうがいいでしょう。
プライベートも仕事も一緒だと大事なメールを逃してしまう可能性も…
ですから、今は便利なフリーメールも沢山ありますので
ビジネス用のメールアドレスを取得しましょう。
メールの書き方講座まとめ
色々書きましたが理解できましたでしょうか?
上司に「メールもまともに打てないのか…」と思われないよう
しっかりとこの機会にチェックしておきましょうね。
新入社員は色々と慣れない事もあるでしょうが 頑張ってください!
私もあたなを応援しています!
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